Cómo hacer videos de capacitación que de verdad enseñen

Para hacer un video de capacitación del que la gente aprenda, elige un objetivo de aprendizaje, haz que el video sea corto (menos de seis minutos, y menos aún para una sola tarea), escribe el guion antes que nada, muestra exactamente lo que dice el narrador, termina con una comprobación rápida de lo aprendido y hazlo de modo que sea fácil de actualizar. Muchos videos de capacitación fallan en los dos primeros puntos: intentan cubrir un procedimiento entero en una sola grabación larga.

Los pasos siguientes se basan en pautas para el video educativo respaldadas por la evidencia, en particular la revisión de la investigación que Cynthia Brame publicó en CBE Life Sciences Education. Todo se reduce a tres cosas: controlar cuánta información tiene que procesar el espectador a la vez, mantener su interés y lograr que haga algo con lo que vio.

Paso 1: ¿Qué debería saber hacer la gente al terminar?

Escribe el objetivo como una oración que incluya una acción:

Después de ver el video, un agente nuevo sabe derivar una disputa de facturación a la cola correcta.

“Entender la facturación” no es un objetivo, porque nadie puede comprobarlo. Un objetivo real te dice qué incluir, qué recortar y qué pregunta hacer al final. Brame recomienda que cada video sea breve y esté centrado en su objetivo de aprendizaje, y que ese objetivo se le diga al espectador en una línea de texto antes de que presione reproducir.

Un objetivo por video. Si tu lista tiene cinco, estás haciendo cinco videos.

Paso 2: ¿Cuánto debe durar cada video de capacitación?

Menos de lo que crees. En lo que describieron como el mayor estudio realizado hasta la fecha sobre la interacción con videos, Philip Guo, Juho Kim y Rob Rubin analizaron 6.9 millones de sesiones de visualización en edX. La mediana del tiempo de visualización fue de seis minutos como máximo, sin importar la duración del video, y la proporción de espectadores que luego intentaban responder la pregunta posterior bajó del 56% en los videos más cortos al 31% en los más largos.

Dividir también ayuda a entender, no solo a prestar atención. Un metaanálisis de 56 estudios encontró que las lecciones divididas en segmentos con sentido, que cada persona recorre a su propio ritmo, producían un mejor recuerdo y un mejor uso de lo aprendido en situaciones nuevas.

Así que planifica cada tema como una serie:

• Enumera las tareas que alguien tiene que realizar.
• Dale a cada tarea su propio video, idealmente de uno a tres minutos.
• Ponle a cada video el nombre de su tarea (“Reembolsar un cargo duplicado”), para que la gente encuentre el que necesita cuando lo necesita.

Hay más sobre la duración en cuánto debe durar un video explicativo, y sobre la evidencia en ¿los videos cortos ayudan a aprender?

Paso 3: ¿Cómo se escribe el guion de un video de capacitación?

Escribe el guion antes de abrir cualquier herramienta de video. Es el lugar más barato para corregir errores.

• Háblale al espectador. Trátalo de tú y usa palabras sencillas. Un estilo conversacional, en lugar de formal, es uno de los principios basados en la evidencia de Richard Mayer para la enseñanza multimedia: el principio de personalización.
• Sigue el orden de la tarea. Primero esto, después aquello, luego comprueba esto otro.
• Usa los nombres reales de los botones, los formularios y los equipos, tal como la gente los verá.
• Da la razón en una línea. “Primero confirmamos la cuenta porque los reembolsos no se pueden revertir” ayuda a la gente a resolver el caso que el video no cubrió.
• Calcula unas 150 palabras por minuto de narración.

Nuestra guía para escribir el guion de un video explicativo incluye una plantilla para completar.

Paso 4: ¿Qué debe aparecer en pantalla?

Muestra lo que dices, en el momento en que lo dices, y nada más.

• Combina palabras e imágenes. Brame recomienda usar el audio y lo visual para partes complementarias de una explicación, no para decir lo mismo dos veces.
• Destaca lo que importa. Las flechas, los círculos y las etiquetas que aparecen en el momento justo le dicen al espectador dónde mirar. Mayer lo llama señalización.
• Elimina lo decorativo. Brame lo llama “quitar la maleza”: sacar todo lo que no sirve al objetivo, como la música de fondo y los fondos recargados.
• Adapta el formato al contenido. Para los clics en un programa, usa una grabación de pantalla. Para la idea detrás de un proceso (por qué existe la política, cómo encajan las piezas), un video explicativo dibujado es más fácil de seguir.

Paso 5: ¿Quién debe narrar?

Alguien claro y natural, a un ritmo de habla normal. No hables a paso de tortuga: en los datos de Guo, la interacción aumentaba con la velocidad del narrador, y Brame sugiere hablar relativamente rápido y con entusiasmo.

Graba en un lugar silencioso. Si necesitas muchos idiomas o actualizaciones frecuentes, una voz sintética es la opción práctica, porque cambiar una frase no obliga a reservar otra sesión de grabación.

Paso 6: ¿Cómo compruebas que el video funcionó?

Haz una pregunta. En un estudio de Harvard sobre clases en línea, Karl Szpunar y sus colegas dividieron una clase grabada de estadística de 21 minutos en cuatro partes. Los estudiantes que respondían un cuestionario breve después de cada parte dijeron que su mente divagaba en el 19% de las comprobaciones, frente al 41% de los que, entre una parte y otra, hacían ejercicios de aritmética sin relación con la clase. También tomaron más notas y obtuvieron un 90% en el examen final, frente a un 68%.

Recordar una respuesta, además, hace que perdure. En los experimentos clásicos de Henry Roediger y Jeffrey Karpicke, los estudiantes que pusieron a prueba su memoria recordaban bastante más una semana después que los que releyeron el material.

En la capacitación, eso significa:

• Termina cada video con una pregunta sobre el objetivo, una pausa y luego la respuesta.
• En una serie más larga, pon una pregunta corta entre un video y otro.
• Después, comprueba el resultado en el trabajo: menos tickets mal derivados, menos errores en el formulario.

Paso 7: ¿Cómo mantienes al día los videos de capacitación?

La capacitación queda desactualizada en cuanto cambia una pantalla o una política. Tenlo en cuenta desde el principio:

• Haz videos cortos y modulares, para que un cambio afecte a un solo video corto y no a una grabación de 40 minutos.
• Trata el guion como la versión de referencia. Actualiza el guion y luego el video.
• Asigna a cada video un responsable y una fecha de revisión.
• Activa los subtítulos. Ayudan a todos a seguir el video, y los subtítulos para video grabado son un requisito de nivel A en las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web (WCAG).

¿Cómo se hacen videos de capacitación con Chasca?

Si la capacitación ya existe como documento, empieza por ahí. Sube el procedimiento como documento de Word o como PDF, pega el enlace a un artículo de ayuda o arrastra la presentación de incorporación. Chasca escribe el guion, lo divide en escenas y dibuja cada una trazo a trazo al ritmo de la narración, normalmente en alrededor de un minuto.

Cuando cambie el proceso, vuelve a hacer el video a partir del documento actualizado; tarda alrededor de un minuto. El mismo video se puede crear en 79 idiomas (68 de ellos con voz de narrador), descargar como MP4 con subtítulos o compartir con un enlace. La marca personalizada, con tu logotipo, tus colores y tus fuentes, está disponible en el plan Pro, y el acceso a la API y a MCP, para equipos que quieren crear videos desde sus propios sistemas, empieza en Plus.

Lista de verificación antes de publicar

• Un objetivo, escrito como una oración que incluye una acción.
• Menos de seis minutos, y una serie si el tema es más grande.
• Cada imagen corresponde a una frase de la narración, sin nada decorativo.
• Una pregunta al final y luego la respuesta.
• Subtítulos activados.
• Un responsable y una fecha de revisión.

Fuentes

• Brame, C. J. (2016). Effective educational videos: Principles and guidelines for maximizing student learning from video content. CBE Life Sciences Education, 15(4), es6.
• Guo, P. J., Kim, J. y Rubin, R. (2014). How video production affects student engagement: An empirical study of MOOC videos. Proceedings of the ACM Conference on Learning at Scale.
• Rey, G. D., Beege, M., Nebel, S., Wirzberger, M., Schmitt, T. H. y Schneider, S. (2019). A meta-analysis of the segmenting effect. Educational Psychology Review, 31, 389–419.
• Mayer, R. E. (2008). Applying the science of learning: Evidence-based principles for the design of multimedia instruction. American Psychologist, 63(8), 760–769.
• Szpunar, K. K., Khan, N. Y. y Schacter, D. L. (2013). Interpolated memory tests reduce mind wandering and improve learning of online lectures. Proceedings of the National Academy of Sciences, 110(16), 6313–6317.
• Roediger, H. L. y Karpicke, J. D. (2006). Test-enhanced learning: Taking memory tests improves long-term retention. Psychological Science, 17(3), 249–255.
• W3C. Understanding Success Criterion 1.2.2: Captions (Prerecorded). Web Content Accessibility Guidelines 2.2.